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Russland - Digitalisierung in der Personalabteilung

Zurab Tsereteli


Seit dem 22. November ist es möglich, HR-Dokumente elektronisch, statt in Papierform zu erstellen. Ein elektronischer Dokumentenumlauf kann für fast alle HR-Dokumente verwendet werden, welche der Papierform bedürfen. Die neuen Vorschriften erstrecken sich nicht auf die Arbeitsbücher und Informationen über Beschäftigung eines Arbeitnehmers.


Unter elektronischem Dokumentenumlauf in Arbeitsverhältnissen versteht man die elektronische Erstellung, Unterzeichnung, Verwaltung und Speicherung arbeitsbezogener Dokumente durch den Arbeitgeber, den Arbeitnehmer oder die Person, welche ein Arbeitsverhältnis eingeht.


Der elektronische Dokumentenumlauf gilt nicht für die Arbeitsbücher und Informationen über Beschäftigung eines Arbeitnehmers, welche gemäß der arbeitsrechtlichen Gesetzgebung elektronisch erstellt werden, sowie für die Unfallmeldungen, Verordnungen über die Entlassung der Arbeitnehmer, Unterlagen, die bestätigen, dass der Arbeitnehmer an einer Schulung über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz teilgenommen hat.


Der elektronische Dokumentenumlauf kann vom Arbeitgeber über die digitale Plattform "Arbeit in Russland" und/oder das Informationssystem des Arbeitgebers verwendet werden.


Der Arbeitgeber ist berechtigt, den elektronischen Dokumentenumlauf aufgrund des lokalen Normativaktes zu verwenden, die er unter Berücksichtigung der Stellungnahme des gewählten Organs der Gewerkschaftsorganisation erlässt.

Dabei trägt der Arbeitgeber die Kosten für Einrichtung, Installation und Verwendung des Informationssystems für elektronische Erstellung, Unterzeichnung, Verwaltung und Speicherung arbeitsbezogener Dokumente sowie für Erhalt und Verwendung der elektronischen Signatur (falls nicht vorhanden) durch den Arbeitnehmer.


In der Regel erfolgt die Umstellung auf die elektronische Kommunikation mit dem Arbeitgeber mit schriftlicher Zustimmung des Arbeitnehmers (die Zustimmung ist nicht erforderlich für diejenigen Personen, die nach dem 31. Dezember 2021 eingestellt werden und die zum 31. Dezember 2021 keine Berufserfahrung haben). Fehlt die erforderliche Zustimmung des Arbeitnehmers, so gilt das als Verzicht des Arbeitnehmers auf die elektronische Kommunikation mit dem Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer kann seine Entscheidung später ändern und einen entsprechenden Antrag stellen. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über den Übergang zum elektronischen Dokumentenumlauf und dessen Recht auf Zustimmung zu informieren.


Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die eingestellte Person über den elektronischen Dokumentenumlauf zu informieren. Die fehlende Zustimmung des Arbeitnehmers oder der einzustellenden Person zu elektronischer Kommunikation mit dem Arbeitgeber oder das Fehlen einer elektronischen Signatur des Arbeitnehmers oder der einzustellenden Person kann nicht die Grundlage für die Ablehnung der Einstellung oder die Entlassung des Arbeitnehmers sein.


Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmern, welche ihre Zustimmung zu elektronischer Kommunikation mit dem Arbeitgeber nicht gegeben haben, kostenlos beglaubigte Arbeitsunterlagen zur Verfügung zu stellen.

Die Vorschriften zur elektronischen Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind verabschiedet worden. Es wurde festgelegt, welche Arten der elektronischen Signaturen verwendet werden können.


Der Arbeitgeber sorgt für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente für den im russischen Archivgesetz festgelegten Zeitraum, auch im Falle eines elektronischen Dokumentenumlaufs über das Informationssystem des Arbeitgebers oder die digitale Plattform "Arbeit in Russland".


Der Arbeitgeber ist berechtigt, für die elektronische Kommunikation mit den Arbeitnehmern, die im Home-Office arbeiten, zu entscheiden.

Die neuen Vorschriften gelten für die seit dem 16. November 2021 entstanden Rechte und Pflichten der Arbeitgeber, die am Experiment zur Verwendung elektronischer Arbeitsdokumente teilnehmen, und ihrer Arbeitnehmer. Gleichzeitig sind die Arbeitgeber - Teilnehmer des oben genannten Experiments-, die beschlossen haben, nach dem Ende des Experiments weiterhin den elektronischen Dokumentenumlauf zu verwenden, verpflichtet, bis zum 1. Juli 2022 Maßnahmen zur Einführung des elektronischen Dokumentenumlaufs zu ergreifen.


Das Föderale Gesetz tritt am 22.11. 2021 in Kraft mit Ausnahme von einigen Bestimmungen, die am 1. März 2023 in Kraft treten.


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