Сергей Суханов
sergej.suchanow@rsp-i.com
Если от имени организации, ИП действует гражданин, который не уполномочен действовать без доверенности, то документы подписываются квалифицированной ЭП такого гражданина и одновременно представляется доверенность в электронной форме.
На уровне закона определили лишь основные требования к такой доверенности. Более подробные правила установили Минцифры и правительство.
Форма доверенности
Доверенность нужно создать в формате XML и заверить ее квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или в формате, который Минцифры утвердило в сентябре 2020 года.
В доверенности необходимо отразить, в частности:
- наименование документа;
- сведения о доверителе;
- информацию о представителе и его полномочия;
- дату оформления и номер доверенности;
- срок ее действия (при наличии).
Представление доверенности
По общему правилу доверенность нужно включить в пакет электронных документов, которые сотрудник заверил личной подписью. Но можно представить ее иным способом:
- через любую систему из перечня - если компания взаимодействует со всеми, кроме государственных и местных органов. Необходимо соглашение между оператором системы и компанией об однократной передаче документа;
- систему головного удостоверяющего центра или федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда - если компания взаимодействует с государственными или местными властями.
Хранение, использование и отмена доверенности
Документ следует хранить в одной из систем. После того как руководитель направит туда доверенность, оператор подтвердит поступление документа.
В рамках использования доверенности можно:
- получать ее в пакете с электронным документом или из системы хранения;
- принимать от оператора этой системы отчет о сроке действия доверенности на момент подписания электронного документа;
- проверять полномочия представителя, которые указали в доверенности;
- проверять квалифицированную ЭП доверителя.
Составить заявление об отмене доверенности можно в системе хранения или в другой системе. В последнем случае заявление надо передать в систему хранения.
Документы: Приказ Минцифры России от 18.08.2021 N 857; Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 224; Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 223