Zurab Tsereteli
Elektronische Signatur und maschinenlesbare Vollmacht: Änderungen ab dem 1. September
In der Regel dürfen die Mitarbeiter einer Gesellschaft in deren Namen elektronische Dokumente (insbesondere Steuererklärungen) nur dann unterzeichnen, wenn sie über eine maschinenlesbare Vollmacht verfügen. Nun gibt es eine Fristverlängerung um 1 Jahr bei der Umstellung auf diesen Typ Vollmacht.
Was ist eine maschinenlesbare Vollmacht und wer braucht sie?
Eine maschinenlesbare Vollmacht ist ein elektronisches Dokument, welches die Befugnis einer Person bestätigt, im Namen einer Gesellschaft zu handeln (zum Beispiel bei der Einreichung von Steuererklärungen). Nur der Geschäftsführer der Gesellschaft benötigt eine solche Vollmacht nicht. Er unterzeichnet die Dokumente mit der elektronischen Signatur einer juristischen Person, deren Zertifikat von der Steuerbehörde ausgestellt wird. Andere Mitarbeiter unterschreiben die Dokumente mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) und reichen die maschinenlesbare Vollmacht in einem Paket elektronischer Dokumente oder auf andere Weise ein.
Die maschinenlesbare Vollmacht soll mit der elektronischen Signatur der Gesellschaft unterzeichnet werden (im Falle einer Untervollmacht sowie einer notariell beglaubigten Vollmacht gelten gesonderte Regeln).
Für wen wird die Frist für den Übergang zur maschinenlesbaren Vollmacht verlängert?
Die Mitarbeiter, welche als Zertifikatshalter der Firmensignatur aufgeführt sind, dürfen diese Zertifikate auch nach dem 1. September 2023 weiter nutzen, ohne dass eine maschinenlesbare Vollmacht erforderlich ist.
Seit dem 1. September 2023 werden solche Zertifikate nicht mehr ausgestellt. Zuvor ausgestellte Zertifikate sind bis zum Ablaufdatum gültig, jedoch nicht länger als bis zum 31. August 2024.
Folgendes ist zu beachten:
wenn Ihr Zertifikat in den nächsten Tagen oder Monaten abläuft und geplant ist, Dokumente ohne maschinenlesbare Vollmacht zu unterzeichnen, ist es empfehlenswert, das Zertifikat bis spätestens 31. August 2024 für eine weitere Laufzeit neu auszustellen;
soweit sich der Kreis der Mitarbeiter, die nach dem 1. September 2023 elektronische Dokumente im Namen der Gesellschaft signieren, ändert, können die Befugnisse den neuen Mitarbeiter nur aufgrund einer maschinenlesbaren Vollmacht erteilt werden.
Wie wird eine maschinenlesbare Vollmacht erstellt?
Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wofür die elektronische Vollmacht benötigt wird.
Eine maschinenlesbare Vollmacht für die Einreichung von Steuererklärungen kann auf der Website des Föderalen Steuerdienstes ausgestellt werden (https://service.nalog.ru/dovel/#/). Darüber hinaus bietet der Föderale Steuerdienst einen Service für die Erstellung von Vollmachten an, die für die elektronische Interaktion zwischen Unternehmen erforderlich sind (https://m4d.nalog.gov.ru/create-xml-b2b-002/).
Der russische Sozialfonds hat seine eigenen Anforderungen an die Vollmacht und die Software für ihre Erstellung (https://lk.fss.ru/mchd.html).
Ein separater Service für die Erstellung einer maschinenlesbaren Vollmacht ist auf dem Portal der staatlichen Dienstleistungen (Gosuslugi) verfügbar (https://partners.gosuslugi.ru/catalog/attorney).
Die Entwickler von Buchhaltungssystemen und Betreiber elektronisches Dokumentenverkehrs bieten verschiedene Optionen für die Erstellung einer maschinenlesbaren Vollmacht an, einschließlich solcher für die Einreichung von Steuererklärungen.