Sergej Suchanow
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Handelt eine Person im Namen eines Unternehmens oder eines Einzelunternehmers, die nicht bestellt ist, ohne Vollmacht zu handeln (Generaldirektor), sind geschäftliche Unterlagen mit der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) dieser Person zu versehen und gleichzeitig ist eine Vollmacht in elektronischer Form vorzulegen.
Das Gesetz legt nur grundlegende Anforderungen an eine solche Vollmacht fest.
Die Regierung hat zusammen mit dem Ministerium für digitale Entwicklung, Kommunikation und Massenmedien nun nähere Vorschriften erlassen.
1. Form der Vollmacht: die Vollmacht ist im XML-Format zu erstellen und mit QES im XMLDSIG-Format oder in dem vom Ministerium für digitale Entwicklung, Kommunikation und Massenmedien im September 2020 festgelegten Format zu versehen.
In einer Vollmacht müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Dokumentenname;
- Angaben über den Vollmachtgeber;
- Angaben über den Vertreter und dessen Befugnisse;
- Datum der Erteilung und Nummer der Vollmacht sowie
- Gültigkeitsdauer der Vollmacht (falls vorhanden).
2. Einreichung der Vollmacht:
In der Regel muss eine Vollmacht dem elektronischen Dokumentenpaket beigefügt und vom Arbeitnehmer unterzeichnet werden.
Dabei sind folgende Übertragungswege zugelassen:
- über ein beliebiges System aus der Liste der zugelassenen Systeme - wenn das Unternehmen nicht mit föderalen und lokalen Behörden interagiert. Der Netzbetreiber und das Unternehmen haben eine Vereinbarung über die einmalige Übermittlung des Dokuments abzuschließen;
- über das System der Hauptzertifizierungsstelle oder der föderalen Exekutivbehörde, des Organs des staatlichen außerbudgetären Fonds, wenn das Unternehmen mit föderalen oder lokalen Behörden interagiert.
3. Aufbewahrung, Verwendung und Widerruf von Vollmachten
Die Vollmacht ist in einem der Systeme zu speichern. Sobald der Geschäftsführer die Vollmacht an das System übermittelt hat, bestätigt der Netzbetreiber den Empfang des Dokuments.
Im Rahmen der Verwendung der Vollmacht ist es möglich:
- diese in einem elektronischen Dokumentenpaket oder aus dem Speichersystem zu erhalten;
- vom Netzbetreiber dieses Systems einen Bericht über die Gültigkeitsdauer der Vollmacht zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des elektronischen Dokuments zu erhalten;
- die Befugnisse des in der Vollmacht angegebenen Vertreters zu überprüfen;
- die qualifizierte elektronische Signatur des Vollmachtgebers zu überprüfen.
Der Antrag auf Widerruf der Vollmacht kann entweder im Speichersystem oder in einem anderen System erstellt werden. Im letzteren Fall muss der Antrag an das Speichersystem übermittelt werden.